Het beeld van de illustrator die de hele dag met een mutsje op duizenden vellen lachend vol tekent  kun je in de prullenbak gooien. Of tenminste, die van de freelance tekenaar. Want helaas ben je naast het illustreren ook bezig met andere zaken, zoals je.. boekhouding (dum-dum-dummm). Hoe regel je dit?

Freelance Tip 2; Regel je boekhouding, meneer de illustrator.

Ik ben dus heel slecht met cijfers. Als cijfers mij op straat zien lopen ze met een grote boog om mij heen, en vice versa – dan kun je als cijfer nog zo aardig zijn, het wordt gewoon geen vriendschap (sorry, 3). Een van de beste beslissingen die ik dus maakte in mijn freelanceleventje is het zorgen voor een goede boekhouder.

Boekhouder

Ik zit zelf bij Ekkeko, eigenlijk al sinds ik begon ik 2016. En ik geef dus alles in handen, ik moet alleen zorgen voor ingevulde Excel-sheetjes en bonnetjes en dan regelen zij de BTW-aangifte, maar ook (en vooral) de jaarlijkse inkomstenverklaring. Zó fijn.

In het begin wist ik hier niets van; ik had mij geregistreerd bij de KVK en tekende vrolijk illustratie-opdrachten naast mijn werk in de zorg. Toen ik geen aangifte deed kreeg ik een brief van de Belastingdienst dat ze voor mij een schatting hadden gedaan en dat ik dat bedrag eens even heel gauw moest betalen, verdeurie. Het bloed trok weg uit mijn gezicht en ik twijfelde om maar gewoon te stoppen en te gaan leven in de bergen ergens, met een zak over mij heen. Maar ja. Da’s ook weer zo ongezellig.

Andere goede boekhouders in Utrecht zijn The Bookie en Kees de Boekhouder.

Moneybird

De boekhouder verstuurt geen facturen voor je – of tenminste, die van mij niet, en ik kan me ook voorstellen dat je dit gewoon zelf wilt doen. Voorheen deed ik dit door steeds een bestand aan te passen in Photoshop (ik was jong en naïef), maar uiteindelijk bleek het te lonen om een abonnement te nemen op Moneybird. Voor zo’n 12,- per maand krijg je een account waar je je eigen facturen kunt vormgeven en versturen. Alles wordt netjes bijgehouden zodat je weet hoeveel er uit staat, maar ook wat je ongeveer gereserveerd moet houden voor je BTW. Voorheen was er ook een gratis abonnement waarbij je maximaal 2 facturen per maand kon versturen.

Het sturen van een goede factuur is ook goed voor je profilering als freelancer – een kek logo, fijne kleurtje; zie het als een klein visitekaartje naar de klant toe. Een visitekaartje dat om geld vraagt, maar toch.

Wat je er ook op zou kunnen zetten is dat je een betalingstermijn hebt van 30 dagen, zodat je daar naar terug kunt verwijzen als je niet op tijd bent betaald. Sommige collega’s geven ook aan dat er procentueel geld bij de factuur komt als het te lang duurt. Kun je doen, ik heb het zelf nooit nodig gehad – vaak volstaat een belletje.

Toggl

Voor de Belastingdienst ben je dus pas een freelance ondernemer als je minstens 1225 uur per jaar werkt, en hier willen ze bij de inkomstenaangifte vaak een bewijs van zien. Dat je zoveel facturen hebt verstuurd en je een bak aan illustraties bij elkaar hebt gesprokkeld maakt ze niet uit; overzichtjes willen ze zien. Dit kun je heel handig doen in Toggl; een soort timer die je aan zet als je gaat werken.

Het is ook handig als je later voor projecten uit moet rekenen hoeveel uur je eraan hebt gewerkt als je vantevoren een uurprijs af hebt gesproken.

En daarnaast maakt het ook dat je je helemaal professioneel voelt met alle uren die je werkt. Lekker bezig man.

Tot slot

Het klinkt allemaal heel naar, gedoe met de boekhouding en je uren bij houden en facturen sturen. Ik vind het zelf ook het minst leuke deel, maar aan de andere kant is het vrij essentïeel voor het vrije freelance-leven. Regel het gewoon en ga daarna gauw wat anders doen, zoals; 

  • Een bonbon nemen waarvan je niet weet wat erin zit – is het jam? Is het boter? Of allebei? 
  • Pindakaas smeren op je boterham – en och kom, neem er nog één. 
  • In de bergen wonen met een zak over je heen om je te realiseren hoeveel geluk je hebt dat je dit doet uit vrije keuze en niet omdat je op wordt gejaagd door de Belastingdienst. 
Groetjes Rob.
Foto door Lize Kraan Fotografie.

Rob van Barneveld (1985) is een Utrechtse striptekenaar en illustrator. Op dit blog deelt hij freelance-adviezen, eigen stripprojecten en experimenten.